Temporary Admin Officer Chua Boc Campus (Hết hạn)

JOB PURPOSE/MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC 1. In order to cover for maternity leave staff, TH School is seeking a Temporary Admin Officer to work at TH School Chùa Bộc Campus from July 2023 to February 2024/ Để cover cho 1 nhân viên nghỉ thai sản, TH School đang tìm kiếm 1 Nhân viên Hành chính ký HĐLĐ tạm thời từ tháng 7.2023 đến tháng 2.2024 2. To provide administrative support for smooth operation of school office/ Hỗ trợ các công việc hành chính cho hoạt động của trường diễn ra suôn sẻ; 3. The overarching responsibility for the Admin Officer is to assist the Admin Manager in making any administrative and logistical arrangements necessary to support the effective and smooth operations of TH School/ Nhiệm vụ chính của nhân viên hành chính là trợ giúp Trưởng phòng Hành chính trong việc sắp xếp tổ chức các công việc hành chính hậu cần để hoạt động của trường học diễn ra trơn tru hiệu quả.

AREAS OF RESPONSIBILITIES/CHI TIẾT CÔNG VIỆC 1. School document management/ Quản lí tài liệu trường học - Maintain an effective office filing system and prompt filing of all soft and hard copy of incoming and outgoing mails, memos, reports, student records, etc. in Chùa Bộc/ Duy trì quản lí hệ thống tài liệu trong trường cả bản cứng và bản mềm, các thư đến và thư đi, ghi chép, báo cáo, thống kê… trường Chùa Bộc; o Handle incoming and outgoing mails, and circulate correspondence/ Giải quyết thư gửi đến trường và từ trường gửi đi; o Support Vietnamese Principal in Chùa Bộc in making reports and plans in time/ Hỗ trợ Hiệu trưởng Việt Nam trường Chùa Bộc trong việc làm báo cáo và kế hoạch đúng hạn; o Draft correspondences on administrative issues/ Soạn thảo văn bản hành chính; - Preparation and submission of periodical reports submitted to MOET and DOET for Chùa Bộc/ Chuẩn bị và nộp báo cáo định kỳ cho Bộ và Sở giáo dục trường Chùa Bộc;

- Compilation of school monthly, yearly reports for Chùa Bộc/ Làm báo cáo năm, báo cáo tháng cho trường Chùa Bộc; - Stamp school documents /Đóng dấu tài liệu, giấy tờ cần thiết của nhà trường. - Act an active role in paperwork preparation for Authorities’ inspections/ Đóng vai trò chủ động trong việc chuẩn bị hồ sơ giấy tờ phục vụ cho các cuộc kiểm tra của cơ quan chức năng; - Coordinate meeting agenda, prepare meeting room, Making meeting minutes/ Làm chương trình họp, chuẩn bị phòng họp, làm biên bản cuộc họp; - Cover for Admin Officer in Hòa Lạc for School document management when required/ Làm thay cho nhân viên phòng hành chính trường Hòa Lạc về quản lý tài liệu trường học khi được yêu cầu; 2. Administrative and clerical support/ Hỗ trợ hoạt động hành chính văn phòng - Flight and hotel booking for business trips/Đặt phòng và đặt vé máy bay cho các chuyến công tác - Support logistic arrangement for organising vaccination for students and staff/ Hỗ trợ công tác tổ chức tiêm vacxin cho học sinh và nhân viên; - Check and update fire drill records for Chùa Bộc campus/ Kiểm tra, cập nhật hồ sơ phòng cháy chữa cháy của trường Chùa Bộc - Support with the task of medical insurances for Vietnamese students in Chùa Bộc/ Hỗ trợ đăng ký bảo hiểm y tế cho học sinh Việt Nam tại trường Chùa Bộc; - Cover for Admin Officers in Hòa Lạc for medical insurances for students (Vietnamese & Foreigners) / Làm thay cho nhân viên phòng hành chính trường & Hòa Lạc về bảo hiểm của học sinh (Việt Nam & nước ngoài); - Handle room rental at TH School/ Xử lý các yêu cầu về việc thuê phòng tại TH School. - Make related payments/ Làm các thanh toán liên quan; 3. Other Admin tasks/ Các công việc hành chính khác - Logistic support for school’s events/ Hỗ trợ các sự kiện của trường; - Provide Interpretation and translation services when required/ Biên, phiên dịch khi được yêu cầu;

- Support for distributing uniform to students and staff/ Hỗ trợ việc cấp, phát đồng phục cho học sinh và nhân viên; - Other tasks as assigned by Admin Manager/ Các công việc khác theo yêu cầu của trưởng phòng hành chính.

JOB SPECIFICATIONS/YÊU CẦU CÔNG VIỆC

MINIMUM ACADEMIC/PROFESSIONAL QUALIFICATION YÊU CẦU TỐI THIỂU VỀ BẰNG CẤP, CHỨNG CHỈ - University graduates/ Tốt nghiệp đại học - Fluent in English speaking and writing/ Nói và viết tiếng Anh thành thạo RELATED EXPERIENCE/YÊU CẦU VỀ KINH NGHIỆM LÀM VIỆC 2 year experience in office administration/ Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm làm trong lĩnh vực hành chính văn phòng COMPETENCIES (KNOWLEDGE, SKILLS & ABILITIES) YÊU CẦU VỀ KIẾN THỨC, KỸ NĂNG, KHẢ NĂNG LÀM VIỆC - Good in communication in English/ Giao tiếp tiếng Anh tốt - Be well-organized; good reporting skill/ Kĩ năng báo cáo, tổ chức tốt - Good office computer skill/ Thành thạo tin học văn phòng COMPETENCIES (BEHAVIORAL) YÊU CẦU VỀ HÀNH VI, THÁI ĐỘ - Hard working/ Chăm chỉ - Honest/ Trung thực - Active & Flexible/ Chủ động và linh hoạt - Good at working with children in school environment/ Yêu mến trẻ em If you are interested in this position, please submit your CV/resume by email (with your name and the position you are applying for in the subject of the email) as one PDF file to jobs@thschool.edu.vn.