HR Officer (Hết hạn)

JOB DESCRIPTION

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Job Title/Vị Trí                                   :               HR Officer

Department/Phòng ban               :               Human Resources

Reporting to/Báo cáo cho            :               Human Resources Manager

No. of direct reports/                     :              

Số lương nhân viên báo cáo trực tiếp

Date of Issue/Ngày phát hành   :               9 February 2023

Version No./Phiên bản                  :               2

JOB PURPOSE/MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC

To support all Expatriates at TH Schools

To manage recruitment and training at TH Schools

AREAS OF RESPONSIBILITIES/CHI TIẾT CÔNG VIỆC

1. Record and manage files/ Quản lý hồ sơ:

• Record and manage profiles of current Expatriates including hard and soft copies, ensure each staff has a full profile according to HR requirements and School’s requirements, update on a regular basis/ Quản lý hồ sơ của toàn bộ nhân viên nước ngoài làm việc tại công ty cả bản cứng và bản mềm, đảm bảo nhân viên có đủ hồ sơ theo yêu cầu của Phòng Nhân sự và yêu cầu của trường, cập nhật định kỳ.
• Record and manage profiles of resigned Expatriates/ Quản lý hồ sơ của nhân viên Nước ngoài đã nghỉ việc.
• Record and manage Expatriates labor contracts, contracts with suppliers, official correspondence, decisions, and other important documents/ Quản lý hợp đồng lao động của nhân viên Nước ngoài, hợp đồng với các nhà cung cấp, công văn, quyết đinh và các giấy tờ quan trọng khác.

2. Record timesheets & Payroll preparation/ Chấm công & tính lương:

• Record timesheets for Expatriates, prepare all monthly payrolls and send to HR Manager for checking/ Thực hiện chấm công cho nhân viên nước ngoài, làm bảng lương hàng tháng và gửi cho trưởng phòng nhân sự để kiểm tra.
• Keep track of Expatriates leave, ensure that staff hand in enough required documents for each leave, record to timesheet/ Quản lý nghỉ phép của nhân viên nước ngoài, đảm bảo nhân viên nộp đủ giấy tờ yêu cầu cho mỗi lần nghỉ phép, tổng hợp vào bảng chấm công.

3. Manage Expatriates resignation/ Quản lý nghỉ việc của nhân viên nước ngoài:

• Receive and record resignation letter of staff/ Tiếp nhận và lưu trữ đơn xin nghỉ việc của nhân viên.
• Perform handovers before staff resigns/ Thực hiện các công tác bàn giao trước khi nhân viên nghỉ việc.
• Draft compensation declaration for resigned staff, send for signatures and send to Accounting Department/ Chốt công, lương và các khoản chi trả khác cho nhân viên nghỉ việc, trình ký và chuyển sang bộ phận kế toán.

4. Record and claim insurance for Expatriates/Theo dõi và giải quyết chế độ bảo hiểm cho nhân viên nước ngoài:

• Notify the increase and decrease in health insurance when there is a change in human resources (new staff, staff resigning, change of policy)/ Báo tăng, giảm bảo hiểm sức khỏe khi có thay đổi về nhân sự (nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc, thay đổi chế độ, chính sách công ty).
• Working with insurance company to support Expatriates with medical insurance claim in case of sickness, accident, … /Làm việc với công ty bảo hiểm để trợ giúp nhân viên nước ngoài trong các vấn đề yêu cầu bồi thường bảo hiểm khi ốm đau, tai nạn, …

5. Applying for visa, work permit, residence card for Expatriates/Thực hiện các công việc liên quan đến xin visa, giấy phép lao động, thẻ tạm trú cho người nước ngoài

• Check Expatriates’ degrees, certifications, other documents and instruct Expatriates in getting the documents legalized/certified to apply for work permit/Kiểm tra bằng cấp, các giấy tờ khác của người nước ngoài và hướng dẫn người nước ngoài trong việc chuẩn bị các giấy tờ để phục vụ cho việc xin giấy phép lao động
• Prepare application form, official correspondence, other required documents to apply for Expatriates’ visa, residence card/Chuẩn bị tờ khai, công văn hoặc những giấy tờ được yêu cầu khác để xin cấp visa, thẻ tạm trú cho người nước ngoài.

6. Support Expatriates in accommodation/Trợ giúp người nước ngoài với các vấn đề liên quan đến nhà cửa:

• Support Expatriates in apartment/house hand-over/Trợ giúp người nước ngoài khi bàn giao nhà/căn hộ
• Work with the landlord/house agent/building management to solve all the issues related to rented accommodation for expatriates/Làm việc với chủ nhà/người môi giới/ban quản lý tòa nhà để giải quyết những vấn đề liên quan đến việc thuê nhà cho người nước ngoài

7. Support Expatriates in other HR related fields/Trợ giúp nhân viên nước ngoài trong các vấn đề nhân sự khác:

• Prepare welcome pack for new expatriate/Chuẩn bị bộ tài liệu hướng dẫn cho người nước ngoài mới đến
• Book car/taxi and go to the airport to pick-up new expatriate/Đặt xe/taxi và đón người nước ngoài mới đến từ sân bay

* Arrange hotel/accommodation for new expatriate/Sắp xếp khách sạn/chỗ ở cho người nước ngoài mới đến

* Take part in the HR induction to open new bank account, register SIM card, for new expatriate/Trợ giúp mở tài khoản ngân hàng, đăng kí sim điện thoại, cho người nước ngoài mới đến

* Prepare HR payments related to expatriate/Chuẩn bị các thanh toán liên quan đến nhân sự cho người nước ngoài

* Work with airline ticket agent to get quotations and book ticket for Expatriates/Làm việc với phòng vé máy bay để lấy báo giá và đặt vé máy bay cho người nước ngoài

* Arrange and support Expatriates with health check-up/Sắp xếp và hỗ trợ người nước ngoài trong việc khám sức khỏe

* Report to HR Manager if there is any issue/Báo cáo cho Quản lý nhân sự nếu có bất cứ vấn đề gì.

8. Perform process of recruitment/ Thực hiện công tác tuyển dụng theo quy trình:

• Maximize candidate resources. “Value for money” recruitment method/Tối đa hóa nguồn ứng viên. Tuyển dụng theo nguyên tắc “value for money”
• Re-build current candidate database proffesionally/Xây dựng lại cơ sở dữ liệu ứng viên hiện tại một cách chuyên nghiệp
• Make sure candidates for specific posts at TH School are available/Đảm bảo nguồn ứng viên cho các vị trí đặc thù tại TH School.
• Make purchase and payment requests for job posting on recruitment websites and recruitment agencies/ Đặt mua và lập đề nghị thanh toán cho các vị trí đăng tuyển trên các website và công ty tuyển dụng.
• Receive approved staff requisition form from requiring departments/ Nhận bản yêu cầu tuyển dụng nhân sự đã được phê duyệt từ các phòng ban.
• Form recruitment notice according to attached job description, post on recruitment websites as approved by HR Manager, contact centres, schools and other resources to send recruitment notice/ Lập thông báo tuyển dụng theo mô tả công việc đính kèm, đăng lên các trang web tuyển dụng theo phê duyệt của trưởng phòng nhân sự, liên hệ các trung tâm, trường học và các nguồn khác để gửi thông báo tuyển dụng.
• Answer candidate’s enquiries about recruitment positions/ Giải đáp các thắc mắc về các vị trí tuyển dụng cho ứng viên.
• Receive applications, record and send to Head of Department that requires recruitment/ Nhận hồ sơ, lưu file và gửi cho Trưởng bộ phận yêu cầu tuyển dụng.
• Prepare list of interviews, make phone calls, send interview invitations to candidate, prepare interview room, candidate’s profiles/ Lên danh sách phỏng vấn, gọi điện, gửi thư mời phỏng vấn đến các ứng viên, chuẩn bị phòng phỏng vấn, hồ sơ các ứng viên.
• Send offer letter to qualified candidates according to offer via email from HR Manager, send regret letters to unqualified ones/ Gửi thư mời làm việc đến các ứng viên đạt yêu cầu theo thư mời làm việc của trưởng phòng nhân sự, thông báo ứng viên không đạt yêu cầu.
• Prepare induction programs for new staff on their first working day/ Chuẩn bị chương trình chào đón cho nhân viên mới vào ngày đầu tiên đi làm.

9. Training/ Đào tạo:

• Receive approved training proposal from Departments/ Nhận yêu cầu đào tạo đã được phê duyệt từ các Phòng ban.
• Register and make payment requests for training programs/ Đăng ký và lập đề nghị thanh toán cho các chương trình đào tạo.
• Book and make payment requests for air tickets, hotel, support in visa application for training participants if required/ Đặt và lập đề nghị thanh toán vé máy bay, khách sạn, hỗ trợ thủ tục xin visa cho các nhân viên tham gia đào tạo nếu được yêu cầu.

10. To be responsible for HR Information system, staff wellness, Employer’s branding, Employee’s connection, staff development/ Chịu trách nhiệm về hệ thống thông tin nhân sự, chăm sóc sức khỏe nhân viên, thương hiệu của trường, kết nối nhân viên, sự phát triển của nhân viên

*Under the instruction from HR Manager, build HR IS/ Dưới sự hướng dẫn của Quản lý nhân sự, xây dựng hệ thống thông tin nhân sự

*Organise staff wellness and employee’s connection events/ Tổ chức các sự kiện liên quan đến chăm sóc sức khỏe cho nhân viên và kết nối nhân viên

11. Cover for other members in HR team and HR Manager as requested/Hỗ trợ công việc cho các nhân viên khác trong phòng Nhân sự hoặc trưởng phòng nhân sự theo yêu cầu

Under the instruction from HR Manager, cover for other members or HRM when she takes a long leave/Dưới sự hướng dẫn của Quản lý nhân sự, hỗ trợ các nhân viên khác hoặc quản lý nhân sự trong trường hợp nghỉ phép dài ngày.

12. Other tasks as assigned by HR Manager/Những công việc khác được phân công bởi Quản lý nhân sự.

JOB SPECIFICATIONS/YÊU CẦU CÔNG VIỆC

MINIMUM ACADEMIC/PROFESSIONAL QUALIFICATION
YÊU CẦU TỐI THIỂU VỀ BẰNG CẤP, CHỨNG CHỈ
•    Vietnamese
•    Bachelor degree/ Tốt nghiệp đại học

RELATED EXPERIENCE/YÊU CẦU VỀ KINH NGHIỆM LÀM VIỆC
•    At least 3 years working experience in HR, especially in supporting expatriates & recruitment/ Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Nhân sự, đặc việt là hỗ trợ người nước ngoài & tuyển dụng

COMPETENCIES (KNOWLEDGE, SKILLS & ABILITIES)
YÊU CẦU VỀ KIẾN THỨC, KỸ NĂNG, KHẢ NĂNG LÀM VIỆC
•    Excellent English Communication (verbal and written)/ Tiếng Anh xuất sắc (nói và viết)
•    Hard-working/ Chăm chỉ
•    Active and quick actions/ Năng động và nhanh nhẹn
•    Ability to work overtime/ Có thể làm thêm giờ
•    Ability to work under pressure/ Có thể chịu được áp lực công việc

COMPETENCIES (BEHAVIORAL)
YÊU CẦU VỀ HÀNH VI, THÁI ĐỘ
•    Enthusiastic/ Nhiệt tình
•    Eager to learn/ Ham học hỏi
•    “Can do” mindset

If you are interested in this position, please send a CV in English via email to: jobs@thschool.edu.vn